Cuando hablamos de comunicación en las pequeñas y medianas empresas es habitual que pensemos en la comunicación de éstas con el entorno que les rodea, y en casi todas las ocasiones, con un fin comercial. Y es normal, ya que los recursos de las empresas de menor tamaño son limitados, y esto hace que se empleen en lo que, a primera vista, parece que generará mayores ganancias.
Sin embargo, a la hora de pensar en estrategias a largo plazo que permitan a la empresa ser competitiva y mantenerse en el mercado es más que necesario hablar de la comunicación interna desde un punto de vista estratégico y sistemático.
La comunicación interna hace referencia a toda aquella información transmitida a los miembros de la organización, independientemente de la finalidad con la que se haga, y tiene un efecto directo en la satisfacción laboral, el clima organizacional, la motivación, y por tanto, en la cuenta de resultados.
Tipos de comunicación interna:
- Al hablar de comunicación vertical descendente nos referimos a la que va desde una persona que ocupa un cargo jerárquicamente superior hacia un subordinado. Es el tipo de comunicación que suele utilizarse para:
- Dar directrices o establecer prioridades
- Comunicar cualquier novedad relativa a la empresa (cambios en la gestión, nuevos servicios, premios recibidos, etc.)
- Informar a los empleados sobre los resultados de la empresa
- Dar a conocer los valores, cultura empresarial o misión de la compañía.
- Comunicar turnos, cambios en las jornadas, etc.
Las empresas en las que predomina significativamente este tipo de comunicación suelen tender a ser rígidas, jerarquizadas, con un tipo de dirección autoritaria y centralizada, y cierta resistencia al cambio.
- En cuanto a la comunicación vertical ascendente, es la que se refiere a la que se produce desde los empleados hacia la capa directiva de la empresa. Normalmente suele utilizarse para:
- Dar feedback a los superiores jerárquicos acerca de los procesos o trabajos que se están llevando a cabo.
- Comunicar quejas o reclamaciones de los trabajadores.
- Informar acerca de dificultades encontradas que necesitan ser resueltas para continuar con el trabajo.
- Solicitar permisos, vacaciones, cambios de turnos, etc.
- Solicitar aclaraciones en cuanto al desarrollo del trabajo
- Informar acerca de variaciones en el mercado o necesidades específicas de los clientes.
No hay que olvidar que el trabajador de línea base es el que está en contacto directo con el cliente, y que por tanto, posee una información de gran valor para la empresa, que debe ser escuchada y valorada.
Las empresas que propician este tipo de comunicación suelen ser empresas más flexibles, ligeramente menos jerarquizadas, con entornos laborales más abiertos y mejor clima laboral.
- La comunicación horizontal, por su parte, hace referencia a la que se produce entre miembros de un mismo equipo, o personas que ocupan el mismo nivel jerárquico dentro de la organización. Se suele ver este tipo de comunicación para:
- Coordinarse con los compañeros a la hora de llevar a cabo el trabajo.
- Poner en común dudas, o pedir ayuda en la realización de una tarea
- Expresar emociones o apoyarse en los compañeros ante alguna dificultad en el trabajo (comunicación más informal)
Este tipo de comunicación es muy necesaria en las organizaciones, y es en el que más se observa la comunicación informal.
Las organizaciones en las que prevalece e incluso se propicia este tipo de comunicación suelen destacar por su flexibilidad y adaptabilidad, menor nivel de formalidad y jerarquización, mayor eficacia, y mejor clima laboral.
Sin embargo, es necesario aclarar que estos tres tipos son necesarios en cualquier organización saludable, y deben estar presentes y ser adecuadamente utilizado para cada fin.
El que sabe pensar, pero no sabe expresar lo que piensa; está en el mismo nivel que el que no sabe pensar” Pericles, político (Antigua Grecia).
COMPETENCIAS DE COMUNICACIÓN NECESARIAS EN EL ENTORNO LABORAL:
En los recientes estudios realizados por importantes consultoras de selección de personal podemos ver las competencias más demandadas por las empresas en lo referente a la comunicación:
Pero, ¿Qué nos aporta tener una adecuada comunicación interna?
Es habitual que en las Pequeñas y medianas empresas se plantee esta pregunta cuando ponemos sobre la mesa el fator económico; y es algo comprensible, si tenemos en cuenta que son empresas con recursos escasos y en la que cada decisión debe tomarse con cautela.
Sin embargo, la comunicación interna es un tema lo suficientemente importante como para no escatimar en gastos, sobre todo porque influye directamente en:
- La productividad: Al no sentirse escuchados y valorados, los trabajadores dejan de aportar ideas, solucionar problemas, e incluso preocuparse por los resultados, por lo que la productividad disminuye drásticamente.
- El liderazgo: Un líder que no sepa comunicarse no será un líder real, sino solo una persona a la que han puesto en un cargo y a la que su equipo ignora.
- Costes: Cuando un equipo no se comunica como debe, se duplican las tareas, se pierde tiempo y recursos, se cometen errores, e incluso, se pierden clientes, lo cual se traduce en pérdidas económicas para la empresa.
- Clima organizacional: Si los compañeros no se comunican o se ocultan información, lo más natural es que haya desconfianza, confusión, irritabilidad, etc., y por tanto, conflictos constantes e incluso bajas laborales.
Por todo esto, parece evidente que apostar por un plan de comunicación interna, estructurado y definido con fines estratégicos es más que necesario para lograr que nuestra empresa camine hacia el éxito.